Anteriormente en la primera parte, hemos descubierto la importancia de tener excelentes contratos para presentaciones móviles, un lenguaje clave y disposiciones en su contrato para mantenerlo legalmente bajo control. Si aún no lo has leído, puedes ponerte al día aquí (INSERTAR LINK POST ANTERIOR). En esta segunda parte nos vamos a sumergir en el próximo conjunto de literatura importante que necesita tener en su cartera de negocios y que son algunas formas de eventos. Los eventos móviles a menudo te hacen trabajar con nuevos clientes en diferentes espacios cada semana. Cada cliente ya sea en un evento corporativo, una fiesta privada o una boda, tiene sus propios gustos personales, expectativas y necesidades que deben cumplirse en lo que respecta a la música y la línea de tiempo, así como algunos detalles específicos del equipo, ya que los lugares son diferentes. Cuanto mejor preparado esté, más fácil y sencillo sera su evento así como manejar cualquier cambio inesperado sin sudar.
DJ por semana
Si ha estado trabajando en presentaciones de clubes, la preparación en su mayor parte, se realiza una vez o simplemente se ajusta con el tiempo. Negocia su tarifa, descubre qué música está permitida y que no, como esperan que usted ayude a rotar la pista de baile y en general, que ambiente quieren que suceda como en la noche progresa. Cada noche puede ser un poco diferente, pero en general, una vez que aprende el terreno, enjuaga y repite semana tras semana, no se requieren notas.
Por desgracia, los eventos móviles no son tan simples. Un evento puede ser relajado otro quiere un lanzamiento directo y que trabajes el micrófono como Kanye West, incluso si solo hay dos personas en la pista de baile. Estás lidiando con eventos únicos semana tras semana, por lo que tratar de memorizar las necesidades de cada cliente seria terriblemente tonto y ejerce una presión innecesaria en tu cerebro cuando tu enfoque debe estar en proporcionar a tu cliente un primer nivel y servicio profesional. Para hacer esto, debe organizarse y los formularios que envía a los clientes con mucha anticipación son el viaje mágico para ayudar en ese departamento.
Las formas que los DJ móviles necesitan
Como DJ móviles necesitamos algunas formas básicas como formularios de solicitud de música y cronológica o secuencia de eventos. El segundo formulario debe ser el más versátil, puesto que es probable que desee realizar algunas variaciones según el tipo de evento móvil que esté trabajando. Tengo un formulario de evento general para fiestas y luego uno para recepciones y ceremonias. Vamos a sumergirnos en cada uno para que sepa algunas cosas clave que debe incluir.
Formulario de solicitud de música
Si eres un profesional, probablemente examines a tus clientes antes de reservar un evento, por lo que la entrega de este formulario idealmente debería ser a un cliente que no te sorprenda por completo con solicitudes locas. Recomiendo guiar a cada cliente a través de este formulario para que sepan cómo completarlo. También es una excelente manera de mostrar qué tan organizado esta y que tan serio se toma la preparación.
- Las canciones más importantes para reproducir. Las canciones imprescindibles son exactamente eso, una colección de canciones que su cliente realmente quiere escuchar. Explique que deben enumerar las canciones de las que están locamente enamorados. Nuevos, viejos, lentos, indie, sonidos de robot, sonidos de alarmas, sea lo que sea, este es el lugar. También sugiero a los clientes que tengan en cuent asi lo desean durante el baile durante los momentos causales o cena del evento. Límite a los clientes a d 10 canciones por esta categoría.
- Clasificaciones de géneros musicales. Otra cosa clave es la preferencia de los clientes por varios géneros. Enumero algunos géneros comunes. Conozca su mercado y enumero cualquier cosa especial para la región. Lo mantengo simple, clasifique cada genero de 1 a 5 o ponga una X si no desea música de ese estilo.
- Lista de no reproducir. He tenido clientes que comentan que otros DJ ni siquiera tienen una lista de No Reproducir. No seas ese DJ. Si no puedes mezclar en una fiesta o evento sólido sin un cierto genero de musica como por ejemplo, dance, rap, disco o cualquier otro genero o artista que un cliente no quiere escuchar, te sugiero que amplies tu horizonte musical un poco más antes de entrar en eventos móviles.
- Otras solicitudes de canciones. Les digo a los clientes que pueden hacer una lista maestra de tantas canciones como deseen. No se garantiza que se reproduzcan canciones, pero realmente ayuda a comprender mejor el gusto musical de un cliente.
Formularios de eventos
Los formularios de eventos son un poco más específicos. Puede tener un formulario bastante básico para fiestas o eventos generales, pero querrá crear un formulario específico para la secuencia más común de eventos en una línea de tiempo de eventos. Aquí hay unos ejemplos:
- Las bodas tienen presentaciones, primero bailes, corte de pastel, entre otras cosas.
- Los bailes escolares tienen su propia lista, baile para adultos mayores, cancha de graduación, baile de rey y la reina, entre otros.
- Eventos como Sweet 16 y Baby Showers tienen detalles que deben anotarse
Esta lista podría continuar por un tiempo, pero esencial me haga un formulario en blanco para los tipos de eventos que reserva regularmente. El objetivo de hacer estos formularios es construir una línea de tiempo natural a la que puede hacer referencia durante todo el evento. Esta es también la línea de tiempo que puede incluir en su contrato, y para hacer revisiones cuando reciba llamadas del planificador de eventos en el periodo previo al evento.
No hay ninguna razón por la que deba molestar a su cliente durante un evento para averiguar lo que vendrá a continuación, ni debería venir a decirle que sigue, debería ser, “¡Hey! ¿Estás listo para hacer X, Y o Z a continuación en la línea de tiempo? ¿Si? ¡Excelente!”.
Aquí hay algunos conceptos básicos de estos documentos:
- Cualquier cosa que necesite una canción: cualquier cosa en la línea de tiempo que normalmente requiere una canción especifica, desea que sea una opción. Primeros bailes, canción de introducción, baile de cumpleaños, ultimo baile, entre otros.
- Formalidades de cualquier tipo: las formalidades son a menudo una gran clave para cada evento. Discursos, brindis, anuncios especiales, oraciones, entre otros. Estas son cosas que debe incluir en su lista para que sepa qué orden debe ir.
- Anuncios importantes: algunas cosas solo necesitan ser anunciadas, pero usted es quien debe hacerlo. Podría ser tan simple como el buffet de la cena está listo, o anunciar la exhibición de los fuegos artificiales sorpresa fuera del lugar, no tiene que enumerara nada más que poner algunas opciones y dejar que su cliente sepa que puede agregar cualquier cosa que pueda necesitar.
Como compartir formularios con sus clientes
Antes enviaba por correo electrónico un documento a los clientes para que los escribieran, pero aun me encontraba con cambios de último minuto que se pasarían por alto en los intercambios de correo electrónico con más frecuencia de la que me gustaba. La sensación de no tener una canción clave para gran evento de alguien es desalentadora, por lo que hacer esto una cosa del pasado fue una prioridad. Ahora configure una carpeta compartida en Google Drive que tiene acceso limitado solo a mi y a mis clientes. Pueden editarlos y siempre estamos mirando el mismo documento durante las etapas de preparación. Estoy seguro de que hay otras formas de compartir y editar documentos en vivo pero Google Drive ha funcionado bastante bien.
Mantenga los formularios en evolución para adaptarse a las necesidades de su negocio
Los formularios que uso han evolucionado a lo largo de los años. A menudo hago cambios tanto en la información como en el diseño para mantener las cosas limpias y profesionales, sin mencionar que son fáciles de usar y complementar. Recuerda la idea detrás de la preparación de formularios es, una vez más, ser un mejor DJ y estar preparado y organizado. Cuanto más organizado esté, más fácil será aumentar su carga de eventos móviles y proporcionar servicios de buena calidad a los clientes.
Consulta la primera parte de este artículo aquí Contratos de DJ Móvil – Lo que Debe Tener Cada Contrato.