En este artículo de dos partes, vamos a discutir por que es importante tener documentos de calidad para ejecutar un gran volumen de eventos de DJ móviles. Incluso si tu plan de cada dia son presentaciones de club, cualquier cosa que puedas hacer para organizar mejor tu backend para eventos móviles más involucrados es una victoria. Hecho correctamente, los grandes contratos y los documentos firmados ayudan a eliminar el estrés y la preocupación para usted y sus clientes.
Este artículo es la primera parte y se enfoca en los contratos de DJ móviles y el lenguaje clave que querrás considerar incluir en ellos. La inclusión de estos puntos no solo lo protegerá a usted y a su cliente, sino que también puede establecer disposiciones que su cliente y los lugares en los que está trabajando deben cumplir.
Tenga en cuenta que este artículo hace sugerencias, pero no constituye asesoramiento legal.
Invierta en obtener el asesoramiento legal adecuado de un profesional con licencia en su región respectiva. Los abogados cuestan más, así que si están fuera de su rango de precios, los asistentes legales son una buen alternativa. Otra es considerar un contratista certificado que redacta contratos regularmente. Tomele un borrador sólido usando los puntos de este artículo, esto ayudará a acelerar el proceso de transcripción de un contrato de los términos simples a la jerga legal.
¿Por qué son importantes los contratos de DJ bien diseñados?
Puede trabajar totalmente utilizando contratos vagos o básicos que simplemente establecen fechas, hora, ubicación, tarifas y nada más. Una vez que comience a tratar eventos con demandas y servicios de reserva más específicos, querrá más de estos detalles por escrito. De vez en cuando puede enfrentarse a clientes quisquillosos que, por alguna razón, piensan que su evento, por lo demás perfectamente organizado, fue un choque de trenes. Pero si fallas en hacer tu trabajo, el contrato para el evento se mantiene. Un buen contrato puede hacer que te paguen en estas situaciones difíciles, pero no puede ayudarte a evitar una mala revisión más adelante.
¿Que debería estar en todos los contratos de eventos de DJ?
Cada contrato debe tener todos lo detalles del evento, la información personal del cliente, la dirección, el número telefónico, correo electrónico, información de los lugares, información de contacto, los servicios reservados, el tiempo total contratado, fecha del evento, las tarifas totales reservadas, el monto del depósito y la fecha de vencimiento, monto del saldo y fecha de vencimiento, y probablemente más cosas específicas de sus servicios.
Puede encontrar ejemplos de contratos de DJ para dispositivos móviles en internet que son excelentes puntos de partida que puede personalizar a su gusto y necesidades.
Los contratos deben ser justos para usted y el cliente
Fuera de todas las disposiciones (que mencionare a continuación), los contratos deben ser bastante justos para su cliente a nivel legal y financiero. Los clientes deben saber que están obligados a contratar sus servicios con opciones muy limitadas para salir de ellos una vez firmados. En el mismo sentido, los clientes deben saber que no pueden simplemente por capricho, cancelar su reserva. Eso los dejaría con poca o ninguna capacidad legal si eligen perseguirlo por ser un proveedor inferior. El idioma necesario para esto varia de cada estado y país, así que solo busque algún consejo legal para dentro de su localidad.
Depósito, condiciones de pago y reembolso
Una vez más, los términos de depósito, saldo, reembolso y cancelaciones realizados por cualquiera de las partes deben establecerse de una manera que sea claramente justa para ambas partes. Aquí hay algunos consejos:
- Solicite un depósito del 50% con un contrato firmado
- Realice depósitos no reembolsables en el contrato, pero use mejor criterio si un cliente cancela. Después de todo, recordaran su servicio al cliente y su humanidad y podrían referir a un amigo a pesar de que no llegó a su evento.
- Requerir el pago del saldo adecuado antes del dia del evento para todos los evento privados, pero permita la facturación o facturación para empresas, corporaciones, escuelas, agencias gubernamentales, ya que se ocupan de las oficinas de finanzas que solo pueden reducir los cheques en ciertos momentos del mes
Cancelaciones por cliente o DJ
No recuerdo haber cancelado nunca a un cliente por ningún motivo, pero me han cancelado un par de veces (muchas). Principalmente por problemas de salud, grandes tormentas que cierran las carreteras o asuntos familiares inesperados como la muerte. Aquí hay elementos clave a considerar y los términos de cancelación que uso
- Ni el cliente ni el DJ pueden cancelar el contrato sin que ambas partes lo acuerden.
- Deje en claro que que puede buscar el saldo total si te cancelan en último momento.
- Informe al cliente que hará todo lo posible para encontrar un plan de respaldo si usted es la razón para cancelar un contrato.
Cancelación: Este acuerdo no puede cancelarse ni modificarse excepto por escrito y acordado por el DJ y el Cliente. El depósito no es reembolsable por cancelaciones iniciadas por el cliente, Si el DJ no puede actuar, se organizara un reemplazo apropiado. Si no se puede organizar un artista sustituto, el DJ reembolsará el depósito en su totalidad. SI el Cliente inicia la cancelación menos de 14 días antes del evento, el Cliente es responsable de la tarifa total. La reprogramación de eventos se realizará siempre que sea posible y estará sujeta a disponibilidad.
Tiempo extraordinario
No en todos los eventos pasaran el tiempo que se contraten contigo, algunos incluso se quedarán cortos, en el caso poco frecuente de que un cliente solicite agregar tiempo a su conjunto o reserva en el sitio, aclare en el contrato cual es el costo. Solía cobrar tiempo y medio por cada hora extra y le daba la opción de agregar tiempo en intervalos de 30 minutos. Sin embargo, es muy poco frecuente, por lo que solo cobro la misma tarifa en el sitio que lo hago por adelantado por cada hora que desean agregar. Lo principal es exigirles que paguen en el sitio, en efectivo o crédito. Solo permitiría que un cliente pague después de su evento cuando se sienta 100% seguro de que cumple con su palabra y que será fácil recibir el pago de manera oportuna.
Provisiones y/o apoyo requerido
Dependiendo de cómo elija ejecutar su operación, el cliente debe proporcionar algunas cosas. Para los DJ móviles, esto a menudo es solo una mesa, una silla y un mantel. Acá hay una pequeña lista con algunas sugerencias:
- Si necesita una mesa y un mantel proporcionados, pongalo en el contrato para que si caen la pelota, puedas señalar con el dedo.
- Número de salidas de 15 y 20 amperios que necesita a una distancia razonable de su área de trabajo para alimentar sus equipos.
- El área de trabajo de tamaño mínimo que necesita para usted y su equipo.
- Acceso al lugar antes y/o después del evento para cargar y descargar
- Cualquier término o requisito para lugares al aire libre o carpas
Limitaciones y responsabilidad
En pocas palabras, necesita límites para usted, su equipo y el derecho de controlar a los invitados rebeldes. Aquí hay algunas cosas que debes considerar incluir en su lista de disposiciones o en un anexo de contrato.
- Sin música en los teléfonos celulares, unidades USB o CD invitados, nunca.
- Recomiendo limitar el acceso a los micrófonos solo a las personas en la lista para dar discursos o brindis
- También debe darse el derecho de detener el evento si la seguridad de usted, su equipo o los invitados se vuelve una preocupación.
- Recomiendo decir que no puedes descargar música en el sitio, incluso si puedes y a vece lo haces. Simplemente le permite evitar que los clientes lo intimiden para descargar solicitudes de canciones durante toda la noche que deberían haber hecho con anticipación.
- Concédase el derecho de negar el acceso de los invitados al equipo o su área de trabajo, así como a que retiren a un invitado del lugar si necesita ir tan lejos. Somos profesionales calificados y además de eso, nadie debería hablar mal o ser grosero con otro ser humano que intenta hacer su trabajo solo porque uno se siente con derecho y superioridad.
Términos de firma del contrato
Las personas que aun imprimen, firman y luego envían por correo los contratos están fuera de contacto con las comodidades modernas. Dicho eso, la gente lo hace. Para el resto de nosotros firmar contratos digitalmente o copias escaneadas enviadas por correo electrónico es el cambio a seguir. Algunos estados pueden exigir que los enumera como términos de firma legalmente vinculantes aceptables, por lo que le recomiendo agregar esto a su contrato para que esté cubierto.
Este Acuerdo puede ejecutarse en cualquier número de contrapartes, cada una de las cuales se considerará original, y las copias de facsímil, copias escaneadas y/o fotocopias de firmas se considerarán válidas como originales. El Cliente firma a continuación en nombre su empresa u organización cuando corresponda.
Acá tienes… Solo recuerda, los contratos nunca se establecen en piedra, así que no tenga miedo de hacer actualizaciones o cambios a medida que su negocio crezca o de adaptarse a las variables con las que se encuentra. A veces, suceden cosas malas que te harán sentir obligado a agregar disposiciones a tu contrato. Al final del día, los contratos son para protegerlo legal y financieramente.
Consulta la segunda parte de este artículo aquí Contratos de DJ Móvil – Formularios que Ayudarán a Facilitar su Eventos.